Att ta fram en underhållsplan börjar med att hitta rätt leverantör och begära in en offert. Men hur går en beställning av en underhållsplan till i praktiken? Vilka uppgifter behöver ni ha redo inför en offertförfrågan, och vad skiljer en bra leverantör från en mindre bra?
I den här guiden går vi igenom hela processen från offert till färdig underhållsplan, så att er förening kan fatta ett välgrundat beslut.
Varför ska ni anlita en extern leverantör?
En underhållsplan kan i teorin tas fram internt av styrelsen, men i praktiken krävs teknisk kunskap och erfarenhet av fastighetsbesiktning för att planen ska bli tillförlitlig. Sedan 2024 ska underhållsplanen dessutom sträcka sig minst 50 år framåt och baseras på en bedömning av fastighetens faktiska skick.
En extern besiktningsman bidrar med en objektiv bedömning som inte påverkas av interna intressen eller brist på teknisk kompetens. Det ger en plan som håller för granskning av revisorer, banker och kreditgivare, och som styrelsen kan använda som trovärdigt beslutsunderlag inför medlemmarna.
Det handlar också om ansvar. En styrelse som fattar beslut baserade på en professionellt framtagen underhållsplan står på betydligt tryggare mark än en styrelse som gör egna uppskattningar.
Vilka uppgifter behövs för en offert på underhållsplan?
Ju mer information ni kan ge leverantören desto bättre kan offerten anpassas efter er förenings behov. Här är de uppgifter som de flesta leverantörer behöver för att lämna en offert på en underhållsplan:
- Fastighetens adress och byggnadsår
- Antal lägenheter och total bostadsyta
- Typ av fastighet (flerbostadshus, radhus, kedjehus eller liknande)
- Antal byggnader och eventuella komplementbyggnader som garage eller förråd
- Om det finns en befintlig underhållsplan och hur gammal den är
- Genomförda större renoveringar, exempelvis stambyte, takomläggning eller fasadrenovering
- Eventuella kända problem eller akuta behov
Saknar ni några av dessa uppgifter behöver det inte vara ett hinder. En seriös leverantör hjälper er att komplettera informationen under processens gång. Det viktiga är att ni tar kontakt och påbörjar dialogen.
Vad ingår i en underhållsplan?
Innan ni jämför offerter är det bra att veta vad en underhållsplan normalt innehåller. Det gör det lättare att bedöma vad ni får för pengarna och att ställa rätt frågor till leverantörerna.
En komplett underhållsplan brukar omfatta följande delar:
Teknisk besiktning av fastigheten. En besiktningsman går igenom fastighetens byggnadsdelar och installationer på plats. Det handlar om tak, fasad, fönster, balkonger, trapphus, stammar, el, ventilation, värmesystem och gemensamma utrymmen.
Statusbedömning av varje komponent. Varje byggnadsdel får en bedömning av sitt nuvarande skick och en uppskattning av återstående livslängd. Det ger en tydlig bild av vad som behöver åtgärdas och i vilken ordning.
Tidplan för kommande åtgärder. Planen visar när varje åtgärd beräknas behöva genomföras, fördelat över planperioden på minst 50 år.
Kostnadsberäkningar. Varje åtgärd förses med en uppskattad kostnad baserad på aktuella marknadspriser.
Avsättningsrekommendation. Utifrån kostnadsberäkningarna ges en rekommendation om hur mycket föreningen bör avsätta till underhållsfonden årligen.
Så jämför ni leverantörer
När ni har fått in offerter från ett par leverantörer kan det vara svårt att jämföra dem rakt av. Priset är sällan den enda faktorn som avgör vilken leverantör som är bäst lämpad för att ta fram er underhållsplan. Här är några kriterier att titta på:
| Kriterium | Vad ni bör tänka på |
| Besiktningens omfattning | Ingår en fysisk besiktning på plats, eller baseras planen enbart på ritningar och uppgifter från styrelsen? |
| Planperiod | Omfattar planen minst 50 år, i enlighet med lagkraven? |
| Kompetens | Har leverantören erfarenhet av liknande fastigheter och föreningar? |
| Format och användbarhet | Levereras planen i ett format som är lätt att förstå och arbeta med löpande? |
| Uppföljning | Erbjuder leverantören hjälp med uppdateringar av planen längre fram? |
| Referens | Kan leverantören visa exempel på tidigare uppdrag eller ge referenser? |
En offert som verkar billig kan visa sig vara dyr om besiktningen är ytlig eller om planen inte håller den kvalitet som krävs för att vara ett riktigt beslutsunderlag. Var inte rädd att ställa frågor och be om förtydliganden innan ni bestämmer er.
Vad kostar en underhållsplan?
Priset för en underhållsplan varierar beroende på fastighetens storlek, ålder och komplexitet. En mindre bostadsrättsförening med en fastighet kan räkna med en kostnad i spannet från cirka 15 000 kronor uppåt, medan en större förening med flera byggnader och komplexa installationer hamnar högre.
Faktorer som påverkar priset är bland annat antal byggnader, byggnadens skick och tillgänglighet, om det finns befintligt underlag att utgå ifrån samt hur detaljerad planen ska vara.
Det kan vara värt att se kostnaden i relation till vad den sparar. En genomarbetad underhållsplan hjälper föreningen att undvika akuta och dyra reparationer, optimera avsättningarna till underhållsfonden och stärka föreningens ekonomiska ställning vid kontakt med banker och kreditgivare. Kostnaden för planen är i de allra flesta fall en bråkdel av vad en enda oplanerad åtgärd kan kosta.
Vad bör ni tänka på vid upphandlingen?
Utöver att jämföra pris och innehåll finns det några saker som är värda att tänka på när ni upphandlar en underhållsplan.
Se till att avtalet tydligt anger vad som ingår. En offert som bara säger ”underhållsplan” utan att specificera besiktningens omfattning, planperiod och antal byggnadsdelar som ingår lämnar utrymme för missförstånd.
Fråga om leveranstid. Beroende på säsong och leverantörens kapacitet kan det ta allt från några veckor till ett par månader att få den färdiga planen. Planera gärna så att planen är klar innan nästa budgetprocess.
Diskutera möjligheten till löpande uppdateringar. En underhållsplan är ett dokument som behöver revideras regelbundet. Vissa leverantörer erbjuder avtal för uppdateringar vart tredje till femte år, vilket kan vara praktiskt och kostnadseffektivt.
Steg för steg: från beslut till färdig plan
Hela processen från första kontakt till färdig plan brukar följa ett tydligt mönster. Så här ser den ofta ut:
- Styrelsen beslutar att ta fram en underhållsplan och utser en ansvarig
- Föreningen samlar ihop grunduppgifter om fastigheten
- Offertförfrågningar skickas till ett par leverantörer
- Offerterna jämförs och styrelsen väljer leverantör
- Leverantören genomför en teknisk besiktning av fastigheten
- Underhållsplanen sammanställs och levereras till styrelsen
- Styrelsen presenterar planen för medlemmarna, förslagsvis på en stämma
Tidsåtgången varierar, men från beställning till färdig plan handlar det ofta om fyra till åtta veckor beroende på leverantörens kapacitet och fastighetens storlek.
Redo att beställa en underhållsplan?
Mats Forslund Konsult AB tar fram tekniska underhållsplaner för bostadsrättsföreningar i olika storlekar. Vi utgår alltid från en grundlig besiktning på plats och levererar en plan som ger styrelsen tydlig överblick över kommande underhåll och kostnader. Hör av er med uppgifter om er fastighet så återkommer vi med en offert.
